Terkadang kita memiliki kepentingan mendesak yang sulit ditinggalkan. Hal ini membuat kita dengan sangat terpaksa tidak bisa masuk kerja. Sebenarnya hal ini tidak jadi masalah, asalkan kita mengajukan surat izin tidak masuk kerja kepada HRD atau atasan. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui contoh surat izin masuk kerja.
Dengan surat ini, kamu bukan hanya tidak dianggap bolos, tapi juga menjadi bentuk profesionalitasmu di tempat kerja. Walaupun biasanya juga surat izin ini hanya formalitas karena sebelumnya apabila izin untuk suatu keperluan maka beberapa hari sebelum izin seorang karyawan sudah menghadap atasan untuk menyampaikan permohonan izin, apabila izin di terima oleh atasan barulah karyawan membuat surat sebagai formalitas dan dokumen arsip. Nah, bila kamu masih belum tahu format dan bentuk surat izin tidak masuk kerja. Di sini kami bagikan beberapa contoh redaksi surat izin tidak masuk kerja.
Format Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Format pembuatan surat izin tidak masuk kerja tidak berbeda jauh dari surat lainnya. Saat membuat surat ini, tentu kamu harus mengikuti formatnya. Biasanya perusahaan sudah memiliki template tersendiri untuk surat menyurat termasuk surat izin. Mudahnya kita tinggal menyalin file milik teman kita yang pernah tidak masuk kerja, namun kalo kamu merasa gengsi atau tidak punya file tersebut, berikut ini format surat izin tidak masuk kerja yang umumnya digunakan.
1. Kop Surat
Surat izin tidak masuk kerja termasuk surat formal, namun karena surat ini dibuat oleh individu maka surat ini tidak diperlukan kop surat, kecuali surat izin kerja berasal dari surat keterangan sakit dari dokter yang tentu saja harus memiliki kop klinik dokter praktek ataupun instalasi kesehatan lain seperti puskesmas, poliklinik ataupun rumah sakit.
2. Pembuka
Dalam pembuka surat izin berisikan tanggal surat dibuat, perihal, kepada siapa surat tersebut dituju, dan salam pembuka. Pastikan urutannya sesuai dengan kebutuhan dan biasanya suatu instansi sudah memiliki template khusus untuk surat-menyurat termasuk untuk format surat izin tidak masuk bagi para karyawannya.
3. Isi atau Badan Surat
Bagian isi tentunya Anda harus fokus pada alasan mengapa kamu mengajukan surat ini. Buatlah dengan jelas dan tidak bertele-tele. Pastikan alasan yang anda gunakan itu masuk akal dan tidak dibuat-buat.
Selain itu, masukan juga data dirimu, mulai dari nama, jabatan, divisi, nomor kepegawaian, dan alamat. Informasikan juga berapa lama izin yang kamu lakukan untuk tidak masuk kerja. Informasi ini dicantumkan agar pihak HRD dan juga atasa bisa mengetahui dengan jelas kapan kamu bisa kembali kerja lagi.
4. Penutup
Pada bagian ini, kamu harus mencantumkan ucapan terima kasih dan juga berikan salam penutup. Tidak lupa juga sertakan namamu.
Struktur Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Setiap surat formal pasti memiliki struktur yang jelas. Begitu juga ketika membuat surat izin tidak masuk kerja. Pastikan kamu membuat surat izin yang mengikuti struktur yang benar karena ini akan memudahkan pihak terkait dalam membaca surat permohonanmu.
Selain itu, dengan mengikuti struktur yang tepat, isi pesan juga jadi bisa tersampaikan dengan baik. Adapun pada umumnya, struktur surat izin tidak masuk kerja adalah sebagai berikut:
1. Tempat dan tanggal surat
2. Alamat tujuan surat
3. Perihal
4. Salam pembuka
5. Identitas pengirim
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Nama pengirim dan tanda tangan
Hal yang Perlu Diperhatikan saat Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Tidak selamanya surat izin tidak masuk kerja diterima HRD. Hal ini bisa karena kamu tidak membuat surat yang baik. Kebanyakan karyawan juga kurang memerhatikan poin-poin penting dalam penulisannya. Tentu kamu tidak mau dong, izin tidak masuk kerja ditolak HRD? Saat membuat surat izin tidak masuk kerja, pastikan kamu memerhatikan hal berikut ini.
1. Ikuti Format Surat
Seperti yang sudah disampaikan di atas, pembuatan surat izin tidak masuk juga harus kamu buat dengan format surat formal yang berlaku di tempat kerjamu. Apabila kamu bingung, kamu bisa cek arsip di kantor atau meminta contoh format ke bagian HRD atau tata usaha atau mungkin ke teman lain yang pernah mengajukan izin serupa.
2. Isi Surat Harus Singkat dan Spesifik
Tidak perlu menuliskan alasan yang panjang lebar tentang mengapa kamu tidak bisa masuk kerja. karena hal itu hanya akan membuang-buang waktu dan malah membuat atasanmu bingung. Cukup jelaskan secara singkat beberapa hal, seperti:
1. Alasan ketidakhadiran
2. Tanggal ketidakhadiran
3. Durasi berhalangan masuk kerja
4. Dokumen pendukung bila diperlukan, seperti surat keterangan dari dokter.
3. Pertimbangkan Memberi Alternatif
Dalam beberapa kasus, kamu dapat memberikan pertimbangan untuk menebus ketidakhadiran kamu di tempat kerja. Misalnya, walau kamu tidak bisa hadir di kantor, tetapi kamu masih bekerja secara remote atau masih bisa ikut dalam meeting virtual, dihubungi masalah kerjaan, atau membalas email.
Atau alternatif lainnya yang bisa dipertimbangkan adalah menjelaskan siapa yang akan menggantikan tugasmu sementara selama kamu tidak masuk. Karena biasanya saat mengajukan izin, atasan akan mengecek tugas-tugas mana saja yang belum dikerjakan dan memberikan arahan untuk melimpahkan tugas kepada rekan lain atau mungkin dikerjakan di rumah (Work from Home) oleh anda sendiri jika memungkinkan.
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Jika kamu ingin membuat surat izin tidak masuk kerja, tapi masih bingung menulis atau dengan bentuknya. Tenang, beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja ini bisa jadi referensi.
1. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Sakit
Izin tidak masuk kerja karena sakit adalah yang paling umum dan sangat manusiawi. Setiap perusahaan memiliki aturan yang berbeda dalam pengajuan surat izin karena sakit. Beberapa perusahaan harus menyertakan surat dokter tapi ada juga yang tidak mewajibkan surat dokter jika izin tidak lebih dari satu hari. Contoh surat izin tidak masuk kerja karena sakit di atas bisa jadi referensimu.
2. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Kepentingan Lain
Tidak bisa dipungkiri lagi ada beberapa urusan yang sifatnya mendadak dan biasanya kita tidak bisa tinggali atau menundanya. Seperti anggota keluarga atau kerabat yang meninggal dunia. Urusan seperti ini juga bisa membuat kita tidak bisa masuk kerja dan mengerjakan segala tugas. Jika mungkin ini kamu alami, contoh surat diatas bisa kamu modifikasi atau ubah sesuai dengan kepentingan atau hal yang kamu alami dan bisa kamu ajukan kepada atasan di perusahaan.
Untuk dokumen contoh surat bisa diunduh pada link berikut: Contoh redaksi surat izin tidak masuk kerja.
Demikian informasi contoh redaksi surat izin tidak masuk kerja yang bisa saya berikan semoga bermanfaat.
Tags
Administrasi